Geschützte verschlüsselte Dokumentenübertragung ohne großen Aufwand

In der Praxis kommt es sehr häufig vor, daß vertrauliche Unternehmensdokumente ungeschützt per Mail übertragen werden, weil die Kenntnis über einfache Möglichkeiten des Schutzes nicht vorhanden sind. Dabei ist es einfach, den Schutzzstandard auch bei einmaliger Dokumentenübermittlung sehr hoch zu bekommen. Packprogramme sind bereits als OpenSource verfügbar. Gepackte Dateien sind nicht mehr in ihrem Urzustand und somit nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln zu öffnen und zu lesen. Wird diese “gepackte Masse” mit einem Paßwort geschützt, kann auch mit einem gleichen oder ähnlichen Packprogramm die Datei nur mit dem vorher (z.B. telefonisch) abgesprochenen (nicht zu einfachen) Paßwort geöffnet werden.

Auf dieser Webseite sind unter “Nützliche Software” einige Packprogramme verfügbar für 32Bit wie für 64Bit Betriebssysteme. Es ist Publik Domain Software, die ohne Probleme weitergegeben werfden darf. Für private Nutzung ist die Verwendung oft kostenlos, nur kommerzielle Nutzung muß (meistens für sehr kleines Geld) lizensiert werden. Deshalb bitte die Lizenzbestimmungen beachten!
Ein Packprogramm wie z.B. 7zip in der benötigten 32Bit oder 64Bit Version herunterladen und installieren.
Im Dateiexplorer wird im Kontextmenü (rechte Maustaste) ein Menüpunkt 7-Zip zugefügt, in dem weitere Untermenüs das Packen und Entpacken steuern.

Verschlüsseln einer Datei zum Versenden per eMail:
Beide Beteiligte sollten das 7-Zip installiert haben.
Telefonisch oder über einen anderen Weg als eMail ein Paßwort mit dem Empfänger der Mail und des Dokumentes absprechen. Auf ausreichende Länge achten und möglichst alle Schriftsatzvarianten einsetzen. Also große und kleine Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, wie Punkt, Komma und alle Zeichen über den Zahlen auf der Tastatur.
Je nach Wichtigkeit des Dokumentes kann die Länge des Paßwortes gewählt werden, je länger, desto sicherer.

Dann im Dateiexplorer auf die zu verschlüsselnde Datei gehen, über das Kontextmenü der rechten Maustaste “7-Zip” und “Zu einem Archiv hinzufügen …” wählen.
Ein graues Fenster geht auf in dem ein Dateiname zu vergeben ist. I.d.R. ist das der bestehende Dateiname mit der gewählten Dateiendung, die unter Archivformat ausgewählt wurde.
Rechts unten wird das abgesprochene Paßwort eingetragen. Der meistens vorgegebene AES-256 Algorithmus zum Verschlüsseln ist m.W. auch von der NSA noch nicht geknackt worden. Also ist das eingesetzte Verfahren für diesen Zweck sehr sicher.
Mit OK bestätigen und die gepackte Datei liegt in selben Verzeichnis. Da sie gleich heißt, nur mit einer anderen Endung, wwerden beide Dateien an derselben Stelle zu finden sein. Nun die zip-Dtaei in die Mail kopieren den Adressaten eintragen und versenden.

Der Empfänger kopiert die dann per Mail erhaltene Datei in ein beliebiges Verzeichnis, geht mit der rechten Maustaste darauf, klickt mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählt “Entpacken nach hier”.

Das war’s.